Wie lege ich Benutzer und Mitarbeitende in openHandwerk an?
Wie erstelle ich mehrere Benutzer / Mitarbeitende?
Um Mitarbeitende erstellen zu können brauchen Sie zuerst eine Lizenz für diesen Mitarbeitenden. Diese können Sie entweder online kaufen oder telefonisch bei Ihrem Ansprechpartner hinzubuchen.
Als nächstes müssen Sie über das Zahnradsymbol in das Menü „Benutzer/Mitarbeiter“ gelangen.
In diesem können Sie auf das Feld „Neuen Benutzer / Mitarbeiter anlegen“ klicken, um in die Mitarbeitererstellung zu gelangen.
Diese besteht aus sechs Unterfeldern: Informationen, Status, Email-Signatur, Rechte, Daten und Sonstiges.
Nutzer / Mitarbeitender Informationen
In dieses Feld tragen Sie alle Kontaktdaten und die Adresse ihres Mitarbeitendens ein.
Nutzer / Mitarbeitender Status
Zuerst stellen Sie die Benutzerart ein, wobei ihnen zwei Typen zur Auswahl stehen: Administrator und Mitarbeitender.
Ein Mitarbeitender kann auf Angebote, Rechnungen nicht zugreifen. Mitarbeitende sind normalerweise Handwerker / Arbeitskräfte vor Ort. Mitarbeitende können über die openHandwerk-App mit dem Büro kommunizieren, Bilder in die Ihnen zugewiesenen Aufträge hochladen oder ähnliches.
Administratoren hingegen haben den kompletten Zugriff auf die Software, Büromitarbeitende sind das beste Beispiel für diese Nutzerart.
Nutzer / Mitarbeiter Email-Signatur
Dies ist eine Einstellung für Administratoren für die E-Mail-Funktion von openHandwerk. In diesem Feld können Sie die Signatur für den ausgewählten Benutzer festlegen.
Aus technischen Gründen kann man sowohl eine HTML- als auch eine Textsignatur wählen.
Nutzer / Mitarbeiter Rechte
In diesem Feld kann man bestimmen, was ein Benutzer darf.
Sie können damit z.B. festlegen, dass Bürokraft A keine Einsicht in Rechnungen hat, dafür aber Bürokraft B.
Wenn Sie einem Benutzer eine Berechtigung nehmen möchten, entfernen Sie einfach den Haken (Kreuz). Sie müssen Ihren Mitarbeitenden die Berechtigung „Benutzer bearbeiten“ entfernen, ansonsten können sich Ihre Mitarbeitenden logischerweise selbst die Rechte zuweisen.
Des Weiteren können Sie hier auch festlegen, ob ein Nutzer bestimmte Felder nur sehen oder auch bearbeiten darf.
Konfiguration Postausgangs-Server (SMTP)
Hier können Sie die Email-Servereinstellungen Ihres Email-Kontos eingeben, je nach Email-Provider sind diese Daten unterschiedlich. Bei größeren Email-Providern wie Google-Mail etc. können Sie diese auch einfach im Internet suchen.
Daten zum Nutzer / Mitarbeiter
In dieser Funktion können Sie relevante Dokumente speichern. Von Krankschreibungen über Monatsabrechnungen bis hin zu Verträgen ist alles möglich.
Zusätzlich können Sie auch neue Ordner für diesen erstellen.
Farbe des Mitarbeitenden im openHandwerk-Kalender
Klicken Sie zuerst auf das "Farbe im Kalender"-Feld.
Anschließend können Sie durch ein RGB-System die gewünschte Farbe auswählen, und auf die bunte Kugel rechts unten klicken, um die Farbe zu bestätigen.
Wenn Sie fertig sind, können Sie die ausgewählte Farbe im Feld erkennen.
Sonstige Einstellungen
Hier werden sonstige Daten angegeben.
Sie können hier bspw. die Arbeitsstunden im Monat (wichtig für die Zeiterfassung) angeben, ebenso können Sie auch die Urlaubstage im Jahr angeben.
Bei weiteren Problemen oder Fragen melden Sie sich bitte per E-Mail unter: support@openHandwerk.de.
