Wie kann ich ein Zeitmodell für meine Mitarbeitenden anlegen?
Das Zeitmodell in openHandwerk
Das Zeitmodell in openHandwerk gibt dir die Möglichkeit für deine Mitarbeiter die jeweiligen Arbeitszeiten und Arbeitstage zu hinterlegen. Über das Zeitmodell kann die Zeiterfassung deiner Mitarbeiter automatisiert,Über- und Minusstunden berechnet und Feiertage können je nach Bundesland automatisch berücksichtigt werden.
Wichtig! Um die Funktionen der neuen Zeiterfassung nutzen zu können, muss ein Zeitmodell für den Benutzer/Mitarbeiter angelegt werden!
Wo finde ich das Zeitmodell in openHandwerk ?
Um das Zeitmodell für deine Mitarbeitenden in openHandwerk einzustellen, gehst du einfach über das Hauptmenü "3-Zahnräder" --> "Benutzer/Mitarbeiter" in den Datensatz des Mitarbeitenden, für den du ein Zeitmodell anlegen möchtest.
Im Datensatz deines Mitarbeitenden findest du neben "Benutzer / Mitarbeiter Status", den Bereich "Sonstige Einstellungen", hier ist das Zeitmodell hinterlegt.
Die ersten Einstellungen sind schnell erklärt:
- Stundenlohn in App anzeigen: Dein Mitarbeitender sieht in der Zusammenfassung der Zeiterfassung in der App seinen aktuellen Verdienst. Hier werden erfasste Stunden mit dem hinterlegten Bruttolohn des Mitarbeitenden verrechnet.
- Feed anzeigen: Hier kannst du einstellen, ob deinem Mitarbeitenden im Browser und der App der Unternehmensfeed angezeigt wird.
- Externe Personalnummer: Personalnummer kann von dir vergeben werden, für die Lohnbuchhaltung
- Mandantennummer: Die Nummer deiner Firma beim Steuerberater / Lohnabrechnungsanbieter
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Arbeitnehmertyp: Einstellung ob dein Mitarbeitender mit dem Browser ( kaufmännisch ) oder nur mit der App ( gewerblich ) arbeiten soll.
(1.) Arbeitsstunden - wird hier ein Eintrag vorgenommen, wird monatlich die Zeit gerechnet - es gibt aber keine Verrechnung von händischen Zeiteinträgen und keine automatischen Buchungen in der Zeiterfassung.
(2.) Urlaubstage - Jahr - Hier können die Urlaubstage des Mitarbeitenden für das Jahr hinterlegt werden.
Hinter dem Button "Zeitmodelle bearbeiten" findest du die Eingabemaske für die Zeitmodelle.
Hier kannst du entweder Zeitmodelle bearbeiten, neu erstellen oder zwischen den erstellten Modellen hin und her wechseln.
Neben dem Button findest du die Zusammenfassung zum aktuell aktiven Zeitmodell.
(3.) aktives Zeitmodell - gibt dir eine Kurzinfo, welches Zeitmodell für diesen Mitarbeiter aktuell ausgewählt ist.
(4.) Gewähltes Zeitmodell - du kannst für einen Mitarbeitenden mehrere Zeitmodelle hinterlegen, zum Beispiel wenn dein Mitarbeitender vorübergehend seine Arbeitszeit verringert ( Elternzeit, Kurzarbeit, Teilzeit ), kann das vorher gültige Zeitmodell hier zu einem späteren Zeitpunkt wieder ausgewählt werden. Du kannst in diesem Menüpunkt ein Zeitmodell auswählen, wenn der Startzeitpunkt in der Zukunft liegt, wird es unter "Gewähltes Zeitmodell" geführt. Unter (3.) "aktives Zeitmodell" siehst du nach welchem Zeitmodell aktuell die Zeiteinträge geführt werden.
(5.) Vorhandene Zeitmodelle - In diesem Drop Down Menü findest du eine Auflistung aller Zeitmodelle die für deinen Mitarbeitenden angelegt wurden. Hier kannst du auch wählen, welches Zeitmodell aktiv sein soll bzw. für die zukünftige Nutzung vorgemerkt sein soll.
(6.) Beginn Zeitmodell - hier kannst du festlegen ab welchem Zeitpunkt ein Zeitmodell aktiv sein soll.
(7.) Zeitmodell - hier findest du die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten zu deinem Zeitmodell.
Deaktiviert: Die Zeiterfassung muss von dem Mitarbeitenden selbst oder vom Büro händisch vorgenommen werden. Hierbei müssen die Arbeitsstunden Monat eingetragen sein. Eine automatische Berechnung von Überstunden kann nicht stattfinden, da die Tages-Sollzeiten unbekannt sind.
Arbeitstage / Tages-Sollzeit: Hier greifen die Einträge aus den aktiven Checkboxen Arbeitstage und der Spalte Tages - Sollzeit. Diese werden mit den händischen Einträgen der Zeiterfassung aus der App abgeglichen. Über- oder Minusstunden können auf diese Weise berechnet werden.
Arbeitstage / Von-bis Autoeintrag: Hier wird über Nacht ein automatischer Zeit Eintrag erstellt aus den Angaben Von-Zeit / Bis-Zeit, mit verrechneter Pause. Über manuelle Zeit Einträge vor der Startzeit oder nach der Endzeit können auch hier Überstunden eingetragen werden.
Eine potentielle Fehlerquelle sind händische Zeit Einträge, die sich mit den automatisch erstellten Einträgen überschneiden. Zeit Einträge die sich überschneiden und deren Zeiten doppelt gerechnet werden, müssen vom Büro händisch korrigiert werden. Es wird an dieser Stelle keine Warnung ausgelöst, die auf eine Dopplung hinweist.
(8.) Arbeitstage, Sollzeit, Von-Bis und Pause: - mit den Checkboxen der Arbeitstage markierst du die Tage an denen dein Mitarbeitender für dich laut Arbeitsvertrag tätig ist.
Sollzeit - Angabe der Arbeitsstunden pro Tag ( 08:00 entspricht 8 Stunden ), Verrechnung mit händischer Zeiterfassung.
Von-Bis - Angabe der Start und Endzeit des Tages ( 08:00 Beginn 8 Uhr, 16:30 Ende 16:30 Uhr), automatisierter Zeiteintrag in der Zeiterfassung.
Pause - Angabe der Pausenzeit ( 00:30 für 30 Minuten Pause ), mehrere Pausenzeiten wie Frühstück und Mittag müssen verrechnet werden. Angabe notwendig wenn Von - Bis Zeit genutzt wird.
Arbeitsort: Mit der Auswahl des Landes deines Mitarbeitenden und der weiteren Auswahl zum Bundesland ( Kanton ), werden die allgemein gültigen Feiertage in diesem Bundesland (Kanton) in der Zeiterfassung berücksichtigt.
(9.) Arbeitsmodell löschen Hier kannst du ein Arbeitszeitmodell für den Mitarbeitenden wieder löschen.
(10.) Zeitmodell speichern: Mit Speichern des neu angelegten Zeitmodells, steht es ab sofort zur Auswahl im Drop Down Menü zur Verfügung.
Wichtig: Nach Erstellung des Zeitmodells und der Speicherung dieses Modells, muss der Datensatz deines Mitarbeitenden erneut gespeichert werden, damit das Modell im Datensatz auch hinterlegt ist.
Bei weiteren Problemen oder Fragen melden Sie sich bitte mit den Mindestanforderungen per E-Mail unter: support@openHandwerk.de