Wie definiert man Nummernblöcke für die Angebots- und Rechnungsnummer?
Nummernblöcke definieren am Beispiel der Rechnungsnummer:
Allgemein werden sowohl Rechnungs- wie auch Angebots-PDFs mit einem Präfix versehen, sobald diese als PDF erstellt werden. Mit anderen Worten wenn Ihre Rechnungsnummer RG_0123 lautet heißt das PDF dann Rechnung_RG_0123.
Dementsprechend ist es nicht sinnvoll Ihre Nummernkreise in Rechnung_... oder Angebot_... zu ändern, da es dort zu Dopplern kommt.
WICHTIG: Da du die Eingabe auf deinem Monitor vornimmst und erst danach die Daten an den Server von openHandwerk geschickt werden, erfolgt KEINE Prüfung auf doppelte Rechnungsnummern. Bitte prüfe das selbstständig.
DopplernUm die Rechnungsnummer oder andere Nummern vordefinieren zu können müssen Sie zuerst über die openHandwerk Menüleiste auf Optionen (das Zahnrad) und auf Sonstiges klicke. Hier finden Sie allerlei kleinere Einstellungsmöglichkeiten um Ihren Account auf Ihre Firma anzupassen.
Die Definition der Nummern funktioniert für alle Arten von Nummern gleich, d.h. wenn Sie wissen, wie Sie ihre Rechnungsnummer vordefinieren, können Sie die gleiche Art mit der Angebotsnummer verwenden.
Sobald Sie im Bereich Sonstiges angekommen sind können Sie nun auf der rechten Seite eine Nummer zum Vordefinieren auswählen.
Wir nehmen nun Beispielsweise die Rechnungsnummer:
Fünf Blöcke:
Beim Definieren der Nummern gibt es fünf Blöcke, von denen per Standard nur 2 genutzt werden.
In diesem Beispiel haben wir im 1. Block den Freitext „RE“. „RE“ steht ganz vorne in der Rechnungsnummer (Hier könnten Sie Beispielsweise auch Rechnung bzw. generell einen Text eingeben).
Im 2. Block haben wir die Jahreszahl 4-stellig, hier würde ebenfalls eine 2-stellige Jahreszahl funktionieren.
Anschließend kommt die Rechnungsnummer, diese ist in unserem Beispiel die 6
(Zähler Startnummer). Diese Nummer zählt nach der ersten Eingabe automatisch mit, verändern Sie diese deshalb nicht im Nachhinein. Wenn sie die Zähler Startnummer händisch zurücksetzen kommt es in den Dokumenten in openHandwerk zu Dopplern in den Nummern. Durch doppelte Nummernvergabe in der Zählernummer kommt es zu Problemen in der Dokumentenverwaltung.
Daher: Zähler Startnummer NIEMALS zurücksetzen.
Der 3. – 5. Block ist leer und somit nicht relevant. Hier könnte man Beispielsweise nochmal den Freitext anzeigen lassen oder ähnliches.
5. BlockUnter Zähler Startnummer steht 6, damit beginnt die nächste Rechnung mit der Nummer 6 (wie man unten in der Vorschau erkennen kann). Würde im Zählerstartnummer Feld 20 stehen, hätte die nächste Rechnung die Nummer RE20200020.
Die Anzahl der Ziffern bestimmt die Felder nach der Jahreszahl, in diesem Beispiel haben wir 4 Zahlenfelder „0008“, hätten wir 5 wäre es „00008“.
Das Trennzeichenfeld ist leer, daraus folgt, dass in diesem Beispiel kein Trennzeichen vordefiniert ist. Alternativ könnten Sie Beispielsweise / als Trennzeichen wählen.
Im letzten Feld stehen Vornullen, dieses Feld bestimmt, ob in den Zifferfeldern Nullen vorhanden sind.
Im Sinne von ohne Vornullen 580, mit Vornullen 0580 bei 4 Ziffern.
So würde es Beispielsweise ohne Vornullen aussehen.
Die Rechnungsnummer kann als einzige Nummer zurückgesetzt werden zum Jahreswechsel.
Bedingung hierbei ist, dass im 2. Block eine Jahreszahl als 2 oder 4 stellige Zahl eingetragen ist.
Bei weiteren Problemen oder Fragen melden Sie sich bitte per E-Mail unter: support@openHandwerk.de.