Wie sollte ich in die Software einsteigen? Was sind meine ersten Schritte?
Deine ersten Schritte
Die Handwerkersoftware "openHandwerk" bietet dir unglaublich viele Möglichkeiten, um dein tägliches Arbeiten papierlos und effizient zu gestalten. Damit dir der Einstieg leichter fällt, möchten wir dich bei deinem ersten Arbeiten mit openHandwerk mit diesem Beitrag unterstützen, in dem wir folgende Punkte mit dir durchgehen:
- die Datenbasis von openHandwerk (welche Daten hinterlege ich wo in openHandwerk um effizient und papierlos arbeiten zu können)
- das Angebot, der Grundstein für alle Arbeiten in der Software
- der Auftrag, alles rund um das Projekt
- das Erstellen einer einfachen Rechnung
- das Arbeiten mit Aufgaben
- das Arbeiten mit Terminen
- das Arbeiten mit dem Kalender
- das Arbeiten mit der App
Datenbasis
Die Datenbasis ist ein wichtiges Grundelement für das Arbeiten mit openHandwerk. Hier kannst du neben den Informationen zu deinen Mitarbeitenden, die Daten deiner Kunden und Lieferanten hinterlegen, an welche du Angebote, Informationen, Bestellscheine, E-Mails und Rechnungen versendest. Für die Erstellung der Angebote, Rechnungen und weitere Dokumente sind Produkt- und Serviceleistung wichtig, welche du ebenfalls im Programm hinterlegen kannst. Nachfolgend findest du Hilfestellung zum Bereitstellen dieser wichtigen Informationen.
Stammdaten (Unternehmensdaten)
In diesem Beitrag findest du eine Erklärung zu den Stammdaten selbst, sowie eine Anleitung welche Einträge du wo vornehmen kannst.
Wie werden die Daten zu deinen Mitarbeitenden für das Arbeiten mit openHandwerk erfasst? Welche Daten sind wo zu hinterlegen und welche Einstellungen vorzunehmen?
In dem verlinkten Artikel findest du eine Erklärung zu allen Informationen und Einstellung rund um deine Kunden, welche du im Programm hinterlegen bzw. vornehmen kannst.
Der Artikel zeigt dir auf, wie du Lieferanten anlegen kannst und ein Datenmanagementsystem benutzt.
In diesem Beitrag erhältst du Erklärungen zu den Feldern der Artikeleingabe für deinen Artikelstamm. Auch der Import eines Katalogs wird hier abgebildet.
Für den Nachrichtenverkehr mit Kunden, Lieferanten und Kollegen ist die Eingabe der SMTP-Daten deines E-Mailkontos Voraussetzung. In dem Beitrag erhältst du alle Informationen zu diesem Thema.
Angebot
Das Angebot von openHandwerk ist ein wichtiger Ausgangspunkt für das Arbeiten mit der Software. Nimm dir bitte die Zeit, dich mit diesem Thema vertraut zu machen.
Nimm dir bitte die Zeit den obigen Artikel zu lesen, bevor du dich weiter deiner Einarbeitung in die Software widmest. Hier wird dir ganz ausführlich aufgezeigt, warum das Angebot so entscheidend für das Arbeiten mit der Software ist.
Das Arbeiten mit einem Angebot ist ein entscheidender Teil in openHandwerk. Hier findest du eine Anleitung wie du ein Angebot erstellst.
Die Angebotsmappe und ihre Funktion
Mit dem Anlegen eines Angebots, wird eine Angebotsmappe generiert, in welcher du alle zum Angebot notwendigen Informationen und Dokumente hinterlegen kannst. Grundsätzlich kannst du in openHandwerk von der Abbildung eines typischen Handwerksprozess ausgehen:
Angebotsanfrage, Versenden eines Angebots, Erteilung eines Auftrages, Bearbeiten des Auftrages, Erstellen einer Rechnung, Archivierung des Auftrages.
Auftragsmappe aus der Angebotsmappe erstellen
Wie oben beschrieben, wird mit der Annahme des Angebots eine Auftragsmappe erzeugt, in welcher das Angebot weiterwandert. Für eine bessere Übersichtlichkeit, kannst du nun auch die für das Projekt bisher genutzte Angebotsmappe archivieren. Beachte! Archivieren heißt nicht Löschen. Alle darin abgelegten Informationen bleiben aktiv bzw. sind widerherstellbar.
Mit dem Status kannst du Angebote, Aufträge und Rechnungen kategorisieren und die Übersichten entsprechend thematisch ordnen. So kann ein Angebot abgelehnt worden sein, oder ein Auftrag abgeschlossen, oder eine Rechnung noch offen. In dem Beitrag findest du viele Informationen zu diesem wichtigen Thema.
Auftrag
Dir wurde direkt ein Auftrag erteilt? In diesem Artikel erfährst du wie du eine Auftragsmappe erstellst, erfährst aber auch, warum ein Angebot dennoch wichtig für dich ist.
Wann Angebotsmappe, wann Auftragsmappe?
In diesem Beitrag wird dir noch einmal genau erklärt, in welcher Situation eine Angebotsmappe erstellt werden sollte und wann eine Auftragsmappe für deinen Prozess notwendig wird.
In diesem Artikel erfährst du, warum die Vergabe eines Projektnamens dir die Arbeit mit openHandwerk entscheidend erleichtert.
Erstellen einer Rechnung
Anlegen einer einfachen Rechnung
In diesem Artikel erfährst du, wie du unabhängig von einem Auftrag direkt eine Rechnung erstellen kannst.
Anlegen einer einfachen Rechnung in der Auftragsmappe
Hier erhältst du eine Anleitung, wie man direkt in der Auftragsmappe eine Rechnung erstellt.
Anlegen einer einfachen Rechnung in der Auftragsmappe mit einem Angebot als Basis
Wie man eine Rechnung basierend auf einem zuvor angelegten Angebot erstellt, beschreiben wir dir in dem oben verlinkten Beitrag.
Aufgaben
Warum sind Aufgaben in openHandwerk so wichtig und wie kannst du und dein Team mit ihnen arbeiten? Dieser Beitrag erklärt es dir.
Termine
Erstellen eines neuen Eintrags im Kalender
Wie und wo kannst du Termine erstellen? Hier wird dir erklärt, wie du über das Kalendermodul einen Termin einträgst.
Terminvergabe an Mitarbeitende
In diesem Artikel wird die Terminvergabe über den Auftrag erklärt. Hier kannst du für deine Mitarbeitenden Arbeitszeiten für das Projekt festlegen und Ihnen damit auch nähere Informationen darüber zur Verfügung stellen.
Kalender
Erstellen eines neuen Eintrages
Du hast diesen Artikel wahrscheinlich schon unter "Termine" gelesen. Falls du hier thematisch gesprungen bist, ist er hier noch einmal für dich aufgelistet.
Kategorien sind wichtig für eine thematische Gliederung im Kalender. Wer ist krank, wer hat Urlaub, wer ist an einem Auftrag dran? Hier wird dir erklärt, wie du deinen Kalender entsprechend organisieren kannst.
Symbole im Kalender und ihre Bedeutung
Was bedeuten eigentlich diese seltsamen Zeichen im Kalender? Du findest hier die Erklärung dazu!
Termine aus Projekten anzeigen lassen
Du hast ein bestimmtes Projekt, zu welchem du die Termine einsehen möchtest? Hier erklären wir dir, wie du dir die nötige Übersicht verschaffen kannst.
App
Diese Übersicht ist für das Arbeiten in der openHandwerk-App entscheidend. Mitarbeitende sehen hier die für sie relevanten Projekte mit allen für sie freigegebenen Informationen.
Du selbst, aber auch deine Mitarbeitenden können über die App ihre Arbeitszeiten erfassen. Hier findest du eine Anleitung dazu.
Du machst mit einem Kunden neue Termine aus? Dir fällt ein, dass du noch etwas auf der Baustelle erledigen musst, oder dir Material fehlt, welches bestellt werden soll? Erstelle einen Termin über die App, du kannst dann auch im Büro auf sie zugreifen.
Du hast Aufgaben welche du auf der Baustelle oder unterwegs erledigen musst? Über die App kannst du deine Aufgaben einsehen. Natürlich gilt das auch für deine Mitarbeitenden.
Bei weiteren Problemen oder Fragen melden Sie sich bitte per E-Mail unter: support@openHandwerk.de