Wie erstelle ich mir ein E-Formular für meinen openHandwerk Account?
Um ein E-Formular selbst zu erstellen wird ein Programm wie Microsoft Word oder dergleichen benötigt, was am Ende eine Datei als .docx erstellen und abspeichern kann.
E-Formulare haben die unterschiedlichsten Einsatzbereiche in deinem betrieblichen Ablauf.
E-Formulare ersetzen das Blatt Papier auf dem sonst Informationen notiert werden und was leider nur selten an der Stelle zu finden ist, wo man es vermuten würde oder wo es gebraucht wird.
In der iOS und Android App wird das E-Formular dann ausgefüllt und abschließend als unbearbeitbares PDF abgelegt.
Beispiele für E-Formulare sind - Tagesberichte, Regieberichte, Abnahmeprotokolle, Gesprächsnotizen, Arbeitsscheine.
Kunden erstellen sich E-Formulare für Anforderungen wie Schadensmeldeprotokolle, Kontrollprotokolle für Fahrzeuge oder Maschinen, Checklisten und Arbeitshinweise usw.
Um nun selbst ein E-Formular zu erstellen braucht es etwas Wissen, was hier nun nachzulesen sein soll.
WICHTIG: Bitte beachte, dass wir keinen kostenlosen Support oder Hilfestellung für selbst erstellte Dokumente oder deren Erstellung leisten.
Solltest du Hilfe benötigen, kannst du dir über den Support Hilfe kaufen. Dafür berechnen wir pro angefangene 15 Minuten Bearbeitungs- und/oder Betreuungszeit 25,00 Euro netto zzgl. Umsatzsteuer.
So nun aber mal an die Umsetzung:
Wir haben hier eine Übersicht erstellt, mit der du die automatischen Platzhalter in dein E-Formular übernehmen kann. Wie du dem PDF entnehmen kannst, gibt es Felder innerhalb der Angebotsmappen und Auftragsmappen, die automatisch in das E-Formular geladen werden, sobald es aktiviert wird innerhalb der App.
Datei hier herunterladen: Platzhalter für E-Formulare
Hinzu kommen dann deine persönlichen Eingabefelder. Damit du oder deine Mitarbeitenden wissen was Sie ausfüllen müssen und dort als Ergebnis gewünscht ist verwenden wir dazu sogenannte "Variablen".
Als weitere Unterstützung kann man Variablen außerdem gruppieren.
Eine Variable beginnt immer mit einem Dollar "$"-Zeichen (Shift + 4) und einer "{" geschweiften, öffnenden Klammer ( ALT GR + 7).
Direkt und ohne Leerzeichen kommt der Variablenname und kann optional mit einem "_" mit einer Bezeichnung für eine Gruppe ergänzt werden.
Danach schließt du direkt und ohne Leerzeichen die Eingabe mit einer "}" geschweiften schließenden Klammer (ALT GR + 0)
Das Ergebnis kann dann etwa so aussehen:
{Vorname_Kundendaten} und ${Nachname_Kundendaten}. Diese beiden Variablen werden in der App unter der Gruppe "Kundendaten" aufgeführt.
Achte bitte auch auf Groß- und Kleinschreibung in denen Bezeichnungen und Gruppennamen.
Sobald du nun dein persönliche E-Formular erstellt hast, speichere es unter einen eindeutigen Namen auf dem Gerät.
Hinweis: Bitte lade ausschließlich Word .docx -Dateien hoch, damit das Formular auch nach dem Ausfüllen in der iOS oder Android App erstellt werden kann.
Upload der Vorlage in deinen openHandwerk Account
Im Anschluss loggst du dich in deinem openHandwerk Account ein.
Im Hauptmenü klickst du auf die "3-Zahnräder" - "Formulare"
1. Für die Bezeichnung wähle bitte einen Namen, den deine Mitarbeitenden dann in der App lesen sollen - Beispiel: Abnahmeprotokoll
2. Wähle aus in welchem Modul dein E-Formular hinterlegt werden soll - hier kannst auswählen Angebotsmappe oder Auftragsmappe
3. Wähle aus in welchem Ordner dein E-Formular hinterlegt werden soll - die Auswahl liegt an deinen Accounteingaben. 
4. Über "Datei auswählen" wirst du auf deinen Datei-Explorer von deinem Gerät weitergeleitet. Suche nun den Ordner in dem dein Word-Dokument liegt und wähle es aus.
5. Abschließend klicke auf den blauen Button "Formulardatei hochladen".
Du wirst nun in die nächste Eingabemaske weitergeleitet.
Hast du die Variablen korrekt eingetragen, siehst du nun in dieser Ansicht die Aufteilung in den "Variablenname" und die "Gruppe". Diese erkennen wir automatisch, wenn du dein E-Formular korrekt erstellt hast.
Nun musst du Zeile für Zeile auswählen, was du in diesem Feld machen möchtest.
"Text" - hier sind alle Zeichen erlaubt - Buchstaben, Ziffern, Satzeichen
"Zahl" - hier sind nur Ziffern erlaubt, sowie Punkt und Komma
"Ja/Nein" - ist ein Auswahlfeld - Ja oder Nein als Antwortmöglichkeit
"X/""" - ist eine Checkbox - "ist die Arbeit ausgeführt" - Checkbox aktiv = Haken drin
"Unterschrift" - es wird ein Feld zur Verfügung gestellt und als Bild in die PDF eingefügt. Es sind auch mehrere Unterschriften möglich
"Leistungsverzeichnis" - hier greift der Mitarbeitende auf die vollständigen Artikelstammdaten zurück, welche du hinterlegt hast - als Produkt oder Serviceleistung
ACHTUNG!!! - Der Mitarbeitende sieht die Preise die hinterlegt sind - die kann NICHT ausgeblendet werden.
Wir hoffen das das Thema E-Formulare nun etwas klarer ist und wünschen dir viel Erfolg beim Umsetzen deiner Ideen als E-Formular.