Was sind E-Formulare & was ist mit ihnen möglich?
Handwerksbetriebe und Bauunternehmen dokumentieren vieles analog auf dem einem oder anderen Blatt Papier. Ob und wann diese Zettel dann im Büro ankommen und in welchem Zustand, also mit Baustellendreck oder Kaffeeflecken oder auch gewaschen in der Arbeitshose, kennst du sicherlich aus deiner bisherigen Arbeit mit deinem Team.
Egal ob Bautagebuch, Tagesberichte, Messprotokolle, Aufmaßzettel, Begehungsprotkolle, Arbeitsnachweise oder Montagezettel bzw. Rapportzettel jeder kennt es und viele nutzen es.
Wie in deinem Falle das Dokument genau heißt, hängt von dem Gewerk oder auch regionalen Gegebenheiten ab.
Mit einem E-Formular in der openHandwerk App machen wir deine Papierwelt digital, überall verfügbar und das sofort im Büro ohne Wartezeiten!
Die Mitarbeitenden bekommen das E-Formular automatisch in die Cloud übermittelt. Das unterzeichnete E-Formular kann dann für deine Dokumentation genutzt oder deinen Kunden / deinem Auftraggeber per E-Mail zugesendet werden. Nach der Ausfüllung der E-Formulare werden diese direkt beim Speichern in den vorher ausgewählten Ordner als unbearbeitbare PDF-Datei hinterlegt.
Es gibt 3 Möglichkeiten E-Formulare zu nutzen:
Kostenlose Formulare:
Hier stellt dir openHandwerk auf Wunsch vordefinierte Formulare zur Verfügung, z.B. Abnahmeprotokolle, Arbeitsscheine, Bautagebuch oder Leistungsnachweise, welche dir, zum Teil in mehreren Versionen zur Auswahl stehen. Sieh dir bitte unseren FAQ-Beitrag zum Thema an, in diesem findest du auch eine Auflistung der für dich kostenlosen E-Formulare:
kostenlose E-Formulare openHandwerk
Kostenpflichtige Formulare:
Option 1 - Anpassung von bestehenden openHandwerk E-Formularen:
Du hast dir die kostenlosen E-Formulare von openHandwerk angeschaut und möchtest diese nun mit deinem Logo drauf nutzen, anstatt dem openHandwerk Branding, dann schreib uns eine E-Mail mit dem E-Formular Namen und dem Ordner wo dieses gespeichert werden soll.
Option 2 - individuelle Erstellung von eigenen Vorlagen:
Du hast eigene Vorlagen oder von dir bisher genutzte Formulare, die deine Mitarbeitenden auf Papier ausfüllen? Ob ein Bild, ein Scan, eine PDF oder eine Datei in Word oder Excel? Kein Problem - sende uns diese per E-Mail zu, wir schauen uns diese an.
Für die kostenpflichtigen E-Formulare erstellen wir dir ein separates Angebot, das du dann beauftragen kannst.
Jedes E-Formular hat dabei die Möglichkeit auf automatische Einträge (Platzhalter) zurückgreifen zu können.
E-Formulare sind in der Angebotsmappe und Auftragsmappe möglich. Wie der Ordner in deinem Fall heißt, spielt dabei keine Rolle. Tipp - gib dem Ordner einen Namen, den auch deine Mitarbeitenden mit diesem E-Formular verbinden würden, damit dieses einfacher zu finden ist in der täglichen Nutzung.
Folgende Informationen aus den nachfolgenden 2 Bildern können automatisch in ein E-Formular in der Auftragsmappe übergeben werden:
- Daten, wie Produkte und/oder Serviceleistungen aus gespeicherten PDF Dokumenten, wie Angebot, Auftragsbestätigung, Bestellschein, Leistungsschein, Lieferschein, Rechnungen können nicht in ein E-Formular übergeben werden.
- Eingaben in den Informations- und Notiz-Feldern können nicht in ein E-Formular übernommen werden.
- Vereinbarte / geplante Termine aus dem Kalender können nicht in ein E-Formular übernommen werden und müssen händisch eingetragen werden.
- Eintragungen auf dem E-Formular werden nicht in die Zeiterfassung übernommen.
- Einträge aus der Zeiterfassung werden nicht in ein E-Formular übernommen.
- Im E-Formular ist keine mathematische Berechnung möglich.
- die Unterschrift ist vor dem Speichern in der App möglich, nicht jedoch nach dem Speichern auf dem PDF
- Eine Bearbeitung des PDF ist nicht möglich, hier muss ein neues E-Formular mit sämtlichen Daten erstellt werden
Bei weiteren Problemen oder Fragen melden Sie sich bitte per E-Mail unter: support@openHandwerk.de.