Wie kann ich eine E-Mail aus der Cloudsoftware openHandwerk versenden ?
Voraussetzung für den E-Mail Versand aus openHandwerk
Um eine E-Mail aus deinem openHandwerk zu versenden, die automatische Erinnerung deiner Angebote oder auch das automatisierte Mahnwesen zu nutzen, sind bestimmte Einstellungen in deinem openHandwerk nötig.
1. SMTP Daten
Um E-Mails aus deinem openHandwerk versenden zu können, egal ob händisch oder automatisiert, ist die Einrichtung des SMTP - Servers unumgänglich. Erst nach Einrichtung des SMTP - Servers können E-Mails aus openHandwerk über deinen Provider versendet werden.
Es ist an dieser Stelle wichtig: openHandwerk selber versendet keine E-Mails. openHandwerk übergibt die Daten über SMTP an deinen Provider, der den Versand der E-Mails übernimmt.
Die Einrichtung des SMTP-Servers kannst du für jeden Mitarbeitenden, der über openHandwerk E-Mails verschicken soll, in dem jeweiligen Datensatz des Mitarbeitenden vornehmen.
Dazu gehst du unter "3 - Zahnräder" --> "Benutzer / Mitarbeiter" und gibst du passenden Daten in der SMTP Maske ein.
Die Punkte 1-3 findest du bei deinem Anbieter, indem du SMTP - Server + Anbieter über eine gängige Suchmaschine im Internet suchst.
- 4. Name des Mitarbeitenden oder einfach die Firmenbezeichnung
- 5. E-Mail Adresse die bei dem Provider hinterlegt ist
- 6. E-Mail Adresse als Benutzername
- 7. Passwort zu deinem E-Mail Zugang bei deinem Provider
Sind alle Daten korrekt eingegeben, wird mit Klick auf "Verbindung E-Mail Konto testen" die Verbindung geprüft und als "Erfolgreich" mit einem grünen Balken oder als "Nicht erfolgreich" mit einem roten Balken eingestuft. Bei einer erfolgreichen Verbindung erhältst du eine E-Mail als Bestätigung in dein Postfach bei deinem Provider.
Bitte beachte: Bei der Einrichtung des SMTP-Servers kann der Support von openHandwerk nur sehr eingeschränkt helfen, da hier kein Zugriff auf Providerseite besteht, die Richtigkeit der Angaben nicht geprüft werden können und die Daten zu Server, Port und SMTP-Verschlüsselung die gleichen sind, die du selbst schon im Netz gefunden hast.
Sollte die Anbindung nicht funktionieren, prüfe deine Angaben erneut, vor allem das Passwort. Eventuell hat sich in eine der Eingaben ein Leerzeichen eingeschlichen, dass bisher übersehen wurde.
Prüfe die weiteren Verschlüsselungsarten und im Zweifel wende dich an den Support deines Providers um hier weitere Hilfe zu erhalten.
Es gibt bereits bekannte Schwierigkeiten bei der Anbindung mit bestimmten Providern, diese haben wir in eigenen Artikeln behandelt:
2. Eingabe in den Kundendaten
Willst du an deine Kunden E-Mails versenden oder diese automatisch versenden lassen, ist es notwendig, dass im Kundendatensatz eine gültige E-Mail Adresse hinterlegt ist.
Dazu gehst du unter "3-Zahnräder" --> "Kunden" in den Datensatz des entsprechenden Kunden und fügst im passenden Feld eine gültige E-Mail Adresse ein.
Mit dieser E-Mail Adresse kann dein Kunde die automatisierten E-Mails aus openHandwerk empfangen, wie das Mahnwesen und die Erinnerung an ein Angebot.
Hast du für deinen Kunden weitere Ansprechpartner oder einfach weitere E-Mail Adressen, die für den E-Mail Versand in deinem openHandwerk hinterlegt werden sollen, kannst du diese als Ansprechpartner im Kundendatensatz hinterlegen.
Die E-Mail Adressen deiner Ansprechpartner findest du im E-Mail versenden Menü im Drop-Down Menü wieder.
3. Der E-Mail Versand aus openHandwerk
Im Angebots-, Auftrags- und Rechnungsmodul hast du die Möglichkeit eine E-Mail aus deinem openHandwerk über deinen Provider versenden zu lassen.
Der Versand aus den einzelnen Modulen unterscheidet sich vor allem in der Möglichkeit Dokumente als Anhang zu verschicken. Es werden alle in der Mappe vorhandenen Dateien als potentieller Anhang zur Verfügung gestellt.
Beim Versand, kann es vorkommen das die Auswahl der Anhänge nicht mit den Vorgaben deines Providers in Anzahl und Dateigröße übereinstimmt. Hier kann es bei zu vielen und zu großen Anhängen zu Problemen beim E-Mail Versand kommen. Im Zweifel kannst du das Kundendatencenter nutzen, welches du dem Empfänger deiner E-Mail per Link zur Verfügung stellen kannst, um Dokumente mit diesem zu teilen.
Eine genaue Anleitung zum Kundendatencenter findest du hier:
openHandwerk dokumentiert in der Historie der jeweiligen Mappe die Übergabe der E-Mail Daten an deinen Provider. Dieser Historieneintrag ist KEINE Versandbestätigung. Da der Versand über deinen Provider läuft, kann openHandwerk diese E-Mails NICHT tracken, bestätigen oder den Empfang beim Kunden erkennen.
4. Einstellungen in der E-Mail Maske
Du kannst die Erstellung deiner E-Mails einheitlicher gestalten und deutlich beschleunigen, wenn du im Vorfeld deine E-Mail Vorlagen konfigurierst.
Dazu gehst du unter "3-Zahnräder" --> "E-Mail Vorlagen" und erstellst die für deine Prozesse nötigen Vorlagen.
- 1. Lade deine E-Mail Vorlage aus den konfigurierten Vorlagen. Diese lädt mit den hinterlegten Platzhaltern alle Informationen aus der Mappe. Platzhalter werden an dieser Stelle nur beim Laden aus der Vorlage mit Informationen gefüllt, ein händischer Eintrag der Platzhalter in der E-Mail lädt die Daten nicht.
- 2. Gib einen E-Mail Empfänger an. Im Drop-Down Menü findest du alle in deinem openHandwerk gespeicherten Personen mit Bezug zu dem Angebot/Auftrag. Hier werden alle deine Mitarbeitenden mit Ihrer Login E-Mail ausgewiesen, sowie dein Auftraggeber und seine Ansprechpartner
- 3. möchtest du mehrere Empfänger aus deinen gespeicherten Daten angeben, kannst du über den Button "+Emailempfänger" weitere gespeicherte Adressen einfügen
- 4. hast du noch andere E-Mail Adressen für einen einmaligen Versand, kannst du diese hier händisch hinterlegen. Es ist möglich hier mehrere Adressen einzugeben, trenne diese mit Komma. Nach dem Komma kommt kein Leerzeichen.
Fehler in den hinterlegten E-Mail Adressen führen zu einer allgemeinen Fehlermeldung zum E-Mail Versand. Es wird nicht explizit auf Fehler in der Adresse hingewiesen. Bitte prüfe bei einer Fehlermeldung mit als erstes die E-Mail Adressen deiner Empfänger auf Fehler.
Bei weiteren Problemen oder Fragen melden Sie sich bitte mit den Mindestanforderungen per E-Mail unter: support@openHandwerk.de.