Wie bearbeite ich Textvorlagen in openHandwerk?
Wie können Angebots-, Rechnungsvorlagen oder Lieferscheine in openHandwerk angepasst werden?
Bearbeiten einer Textvorlage
Um auf deine Textvorlagen in openHandwerk zuzugreifen, gehst du im Hauptmenü unter "3 - Zahnräder" --> "Textvorlagen". Hier findest du verschiedenste Vorlagen für automatisch generierte E-Mails und PDF - Dokumente.
Hier kannst du die verschiedene Vorlagen bearbeiten, indem du die Anrede deiner Kunden oder Mitarbeitenden nach deinen Vorstellungen anpasst, Informationen in den E-Mails zu den Mahnungen ergänzt oder indem du in die "Fußzeile" deiner Dokumente weitere Informationen hinterlegst.
Wichtig: Wenn du in deinem openHandwerk einen Briefbogen hinterlegen möchtest, sind die meisten Informationen und Textfelder auf diesem schon befüllt. Hast du nach dem Upload in deinen Textvorlagen noch Absenderzeile, Infofelder oder die Fußzeile ausgefüllt, kommt es auf deinen Dokumenten zu Überschneidungen, da diese Informationen über deinen Briefbogen gelegt werden.
Bearbeiten einer Textvorlage
Du kannst in deinen Textvorlagen die Texte der E-Mails anpassen, Informationen in den verschiedenen Feldern hinterlegen und durch Platzhalter immer die richtigen Daten in deine Dokumente ziehen.
In den Vorlagen für die E-Mails zu den verschiedenen Zwecken kannst du einen beschreibenden Text hinterlegen und diesen mit Platzhaltern ergänzen.
Durch platzieren des Cursors im Text und Wahl des passenden Platzhalters im Drop Down Menü, wird dieser im Text hinterlegt und bei versenden der E-Mail mit den passenden Daten gefüllt. Du kannst den passenden Platzhalter auch händisch eingeben, achte hierbei auf das Modul aus dem der Platzhalter kommt.
Wichtig: Platzhalter sind Modulabängig, dazu haben wir einen eigenen Artikel in der Wissensdatenbank.
Eine Übersicht über alle Platzhalter in den verschiedenen Modulen findest du hier:
Im Bereich der PDF Dokumente findest du die Absenderzeile, die Infofelder und den "Footer" Bereich. Hier werden Informationen mit Platzhaltern für deine Dokumente hinterlegt. Du kannst in diesen Feldern auch Informationen ohne Platzhalter hinterlegen, diese ändern sich dann nicht von Dokument zu Dokument.
Die Platzhalter in der Absenderzeile ziehen ihre Informationen, genau wie die Platzhalter in der Fußzeile ( Footer ), aus den Stammdaten deines openHandwerk Accounts.
Die Platzhalter in den Infofeldern beziehen Ihre Information teilweise aus den Stammdaten oder aus den Modulen in denen die PDFs erzeugt werden.
Da dies eine Vorlage ist, werden Änderungen in diesen Daten auf alle zukünftigen Dokumenten übernommen. Möchtest du nach Anpassung der Vorlage die Änderung auf einem deiner Dokumente anschauen, kannst du entweder ein Dokument erzeugen, in der Vorschau betrachten und ohne dies zu speichern wieder verwerfen oder du kannst ein bereits erzeugtes Dokument bearbeiten. Bei der Bearbeitung von Dokumenten werden die Informationen erneut gezogen und berücksichtigen eine Veränderung in den Textvorlagen oder anderen Datenfeldern.
Sollten Sie noch Fragen dazu haben, können Sie gerne ein Ticket an die support@openhandwerk.de schicken.
