Wieso wird meine Rechnung nicht über die API automatisch an die Buchhaltungssoftware übertragen?
Hier ein paar hilfreiche Tipps um zu überprüfen, wieso eine Rechnung nach dem Speichern des Rechnungsformulares in openHandwerk nicht automatisch über die API an das Buchhaltungstool übertragen werden.
Dies kann folgende API´s betreffen: lexoffice, sevDesk, getmyinvoices, Flowwer, Datev Unternehmen online, Candis
Beginnen wir mit den einfachsten Eingaben auf dem Auftraggeber und/oder Rechnungsempfänger also dem Kundendatensatz in deinem Account.
Deine Kundendaten findest du über das Hauptmenü - 3-Zahnräder - Kunden
1. Eingabe der Adress- und Kontaktdaten Auftraggeber
Ist die Eingabe als Firma gewünscht (siehe blauer Ball bei Firma), ist die Eingabe im Datenfeld "FIRMA" als PFLICHTANGABE erforderlich und darf NICHT leer sein.
2. Angaben zur Steuerpflicht
In deinem Auftraggeber oder Rechnungsempfänger hast du in der 1. Spalte links unterhalb der (automatischen) Kundennummer - 3 Eingaben im Block "Angaben zur Steuerpflicht".
1. Die Auswahl der Umsatzsteuerkategorie ist Pflicht.
Folgende Auswahlmöglichkeiten stellen wir hier zur Verfügung:
- Steuerpflichtig / Inland
- Steuerpflichtig / EU mit USt-IdNr.
- Steuerpflichtig / EU ohne USt-IdNr.
- Steuerpflichtig / nicht EU-Ausland
- Steuerschuldumkehr § 13b UStG
- Steuerfrei
2. Wenn du eine Steuernummer eingetragen hast:
Die Steuernummer muss OHNE Leerzeichen eingegeben werden.
3. Wenn du eine USt-IdNr. eingetragen hast:
Die Umsatzsteuer-ID muss OHNE Leerzeichen eingegeben werden.
3. Skonto und Konfiguration Zahlungsziel
Die Angaben zu Skonto sind optional.
PFLICHTFELD: Konfiguration Zahlungsziel.
Hier ist eine Ziffer als Zahlungsziel einzutragen.
Tipp: "Zahlungsziel "sofort" in openHandwerk"
4. Adress- und Kontaktdaten Auftraggeber
Eine korrekte Rechnungsanschrift ist immer erforderlich.
Folgende PFLICHTANGABEN sind hierbei zu beachten:
- Die Strasse muss getrennt von der Hausnummer eingetragen sein.
- Die Hausnummer muss getrennt von der Strasse im Datenfeld eingetragen werden.
- Der Ort muss getrennt von der Postleitzahl (PLZ) eingetragen sein.
- Die PLZ (Postleitzahl) muss getrennt vom Ort eingetragen werden.
- Es muss das Land ausgewählt sein.
5. Auswahl Rechnungsempfänger und Leistungsempfänger
Folgende PFLICHTANGABEN sind hierbei zu beachten:
1. Die Frage nach "Ist der Auftraggeber auch der Rechnungsempfänger?" muss mit "JA" oder "NEIN" beantwortet werden, indem der kleine blaue Ball in dem Kreis mit der Maus angeklickt wird.
2. Die Frage nach "Ist der Auftraggeber auch der Leistungsempfänger?" muss mit "JA" oder "NEIN" beantwortet werden, indem der kleine blaue Ball in dem Kreis mit der Maus angeklickt wird.
6. Eingaben im Rechnungsformular
Folgende PFLICHTANGABEN sind hierbei zu beachten:
1. Das Rechnungsdatum muss eingetragen sein.
2. Ein Leistungsdatum oder auch Leistungszeitraum muss benannt sein.
3. Die Fälligkeit der Rechnung darf NICHT vor dem Rechnungsdatum liegen.
7. Steuern im Rechnungsformular
Bitte achte darauf, dass es keine 2. Steuersätze in einer Rechnung gibt.
8. Bearbeiten der Rechnung
Auch das mehrfache Bearbeiten und Speichern kann dazu führen, dass die Rechnung nicht korrekt oder mehrfach übertragen wird. Bitte halten Sie hierzu Rücksprache mit Ihrem Buchhaltungstool, wie diese mit einer wiederholten Übertragung der gleichen Rechnungsnummer umgehen.
Der korrekte Weg ist das Stornieren der Rechnung und die Erstellung einer neuen Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer und den erforderlichen Korrekturen.
Bei weiteren Problemen oder Fragen melden Sie sich bitte per E-Mail unter: support@openHandwerk.de