Wie können Sie Ihre Ordner Struktur in openHandwerk konfigurieren?
Wichtiges:
Die Ordner, welche Sie entweder über Ordner Struktur erstellen oder manuell in einer Auftragsmappe liegen auf den openHandwerk - Servern, dementsprechend gelten hier einige Beschränkungen was die Namensvergabe angeht.
Verwenden Sie dementsprechend bitte keine Leerzeichen sondern Unterstriche_, für die meisten anderen Sonderzeichen gibt es Fehlermeldungen beim erstellen ("$%&? etc.).
Anlage von Ordnern in den Modulen
Du hast in deinem openHandwerk die Möglichkeit deine einzelnen Arbeitsmodule Angebote, Aufträge und Rechnungen, mit einer Vielzahl von Ordnern zu bestücken, welche dir für die Bearbeitung deines Arbeitsprozesses nützlich sein können. Damit du direkt starten kannst, haben wir in den einzelnen Modulen einige Ordner voreingestellt.
So haben wir zum Beispiel in den Angebotsmappen vier Ordner angelegt.
Neue Ordner erstellst du unter den darunter befindlichen Bereich “Ordner anlegen”. Gebe dazu im Eingabefeld “Ordnername” einen Titel für deinen neuen Ordner ein und erstelle diesen, indem du auf “Neuen Ordner speichern” klickst. Die Ordner werden immer alphabetisch von A bis Z sortiert.
Kunden von uns ergänzen in der Angebotsmappe je nach Gewerk und Anforderung folgende Ordner:
Pläne, Zeichnungen, Bilder vorher, Besprechungen, CAD oder andere Dateien zur Planung und Visualisierung, Ordner zum Arbeitsschutz und viele weitere.
So hast du deine Dokumente für deine Baustellen immer klar strukturiert und übersichtlich.
Hier kannst du in der Angebots- und Auftragsmappe auch Dokumente über das Kundendatencenter für deine Mitarbeiter, aber auch für Auftraggeber, Versicherungen oder Architekten freigeben.
Auch für den Mitarbeiterbereich gibt es vor eingestellte Ordner, die von dir erweitert werden können.
Hier können alle Dokumente die den einzelnen Mitarbeiter betreffen sauber und übersichtlich abgelegt werden.
Im Lieferantenbereich kannst du dir auch eigene Ordner anlegen um deinen Schriftverkehr mit deinen Lieferanten zu strukturieren.
Beachte nur, dass Punkte oder andere Sonderzeichen im Ordnernamen nicht erlaubt sind.
Unterstützte Dateiformate für den Upload nach openHandwerk:
Ordner Struktur ändern:
Um auf die Ordnerstruktur zugreifen zu können musst du zuerst in den Sonstiges Bereich der openHandwerk Menüleiste unter den "drei Zahnrädern".
Dort finden Sie unter Konfiguration den Punkt Ordnerstruktur konfigurieren.
Sie können in den verschiedenen Bereichen beliebig Ordner erstellen oder ändern.
Beachten Sie nur, dass Punkte oder andere Sonderzeichen im Ordnernamen nicht erlaubt sind.
Wichtige Informationen zu den Ordnern
Ordner die in den einzelnen Modulen direkt erstellt werden, werden nicht in der Konfiguration angezeigt.
Wenn du eine Datei in einem Ordner hinterlegt hast, der in der Konfiguration gelistet ist und du löscht diesen Ordner in der Konfiguration, bleibt der Ordner mit den Dokumenten bestehen.
Der Ordner muss dann in dem jeweiligen Modul händisch gelöscht werden.
Ordner die über die Konfiguration neu angelegt werden, werden nur in Mappen abgebildet die NACH Erstellung des Ordners angelegt wurden. Eine rückwirkende Eintragung des Ordners ist über die Konfiguration nicht möglich und muss auch händisch passieren.
Mit händischer Löschung eines Ordners in dem Dokumente hinterlegt wurden, werden auch diese Dokumente gelöscht. Hierzu wird direkt eine Warnmeldung angezeigt.
Die nachträgliche Bearbeitung von Dokumenten und Bildern von extern hochgeladenen Dateien ist in openHandwerk NICHT möglich.
Bei weiteren Problemen oder Fragen melden Sie sich bitte per E-Mail unter: support@openHandwerk.de.
