Wie lege ich meine Artikelstammdaten an
Produkte / Services importieren:
Gehen Sie über das Zahnradsymbol in das Menü „Artikelstammdaten“.
Nun können Sie auswählen, ob Sie Ihre vorhandenen Artikelstammdaten importieren oder neue Positionen für Ihre Artikelstammdaten erstellen möchten.
Falls Sie „Produkte importieren“ klicken, finden Sie eine Anleitung inklusive Beispieldatei und Informationen dazu. Hierzu haben wir auch ein ausführlichen Artikel für Sie, den wir an dieser Stelle für Sie verlinken:
Neue Produkte / Services hinzufügen:
Klicken Sie auf das Feld „neuen Datensatz hinzufügen“ um neue Produkte oder Services in ihre Artikelstammdaten aufzunehmen.
Beachten Sie bitte, dass die Aufteilung in Titel (1.) und Beschreibung (2.) notwendig ist.
Der Titel (Haupttext) hat nur eine Zeile zur Verfügung und die Beschreibung (Nebentext) wesentlich mehr.
Dementsprechend bitte keine Details in den Titel, da es ansonsten zu Darstellungsproblemen kommen kann.
Unter Produkt / Serviceleistung (3.) wählen Sie aus, ob es sich bei dem neuen Eintrag um eine Serviceleistung oder ein Produkt handelt.
In den Feldern Firma (4.) und Lieferant (5.) können Sie weitere Informationen zu Ihrem Artikel hinterlegen, indem Sie eine vorher angelegte Firma oder Lieferanten für den Artikel angeben.
Diese Angaben sind hinterher in der Angebots- und Rechnungserstellung auch filterbar.
Wenn Sie also viele Artikel beim gleichen Lieferanten beziehen oder Serviceleistungen für eine Firma immer wieder erbringen, spart es viel Zeit diese Informationen zu hinterlegen.
In der Kategorie (6.) können Sie selber eigene Kategorien anlegen um eine zusätzliche Filterfunktion zu haben. So können Sie verschiedene Artikel mit der gleichen Kategorie versehen, die zu einem gemeinsamen Bauabschnitt oder Dienstleistung gehören. Durch die Suchfunktion haben Sie dann alle diese Artikel schnell gefunden.
Bei der Produkt- oder Leistungsnummer (7.) ist es ratsam kategorisch vorzugehen.
Hier können Sie eine Nummer frei festlegen.Diese Nummer können Sie auch für die Suchfunktion in der Angebots- und Rechnungserstellung nutzen. Die Suchfunktion funktioniert ab drei Stellen, Nummern mit nur zwei Stellen oder weniger können also nicht gesucht werden.
Unsere Kunden nutzen die Produktnummer zum Beispiel um für ein Produkt oder Dienstleistung für verschiedene Kunden auch verschiedene Preise zu hinterlegen.
Indem Sie dem Produkt die Nummer XXX zuweisen und vor der Nummer mit Buchstaben zu den Kunden differenzieren. ( ABXXX, BCXXX, ZBXXX ). In der Suche für die Angebots und Rechnungserstellung können Sie dann nach "XXX" suchen und bekommen alle diese Produkte angezeigt.
Unter dem Feld „Einheit“ (8.) können Sie die Einheit des Produktes oder der Leistung auswählen. Wollen Sie beispielsweise als Einheit Quadratmeter haben, können Sie auf das Feld klicken und die Taste „m“ drücken, um automatisch zu m² zu gelangen.
Sollte die von Ihnen gewünschte Einheit nicht vorhanden sein, können Sie diese selbst hinzufügen: Wie lege ich Maßeinheiten an?
Im Anschluss wählen Sie aus unter welche Steuerart (9.) ihr Produkt oder Leistung fällt.
Unter Preis€ (netto) (10.) tragen Sie ihren Netto Verkaufspreis ein. Das Feld Preis€ (brutto) (11.) wird unter Berücksichtigung der angegebenen Steuerart (9.) automatisch ausgefüllt.
Danach müssen Sie bloß noch den EK-Preis (12.) hinterlegen damit der EK - VK Vergleich aktiviert wird. Dieser Vergleich zeigt Ihnen in der Auftragsmappe ihre Gewinnspanne in der Vorkalkulation an.
Nach erfolgreichem Speichern ist der neue Artikel für Angebots- und Rechnungserstellung verfügbar.
Wenn Sie den selben Artikel unter anderer Artikelnummer, mit anderen Preisen oder für eine andere Kategorie ein weiteres mal anlegen wollen, öffnen Sie einfach den gespeicherten Artikel.
Jetzt tragen Sie alle gewünschten Änderungen in dem Artikel ein und setzen einen Haken bei
"Serviceleistung als neuen Datensatz speichern".
Dann wird Ihr Artikel als neuer Datensatz angelegt. Wird der Haken nicht gesetzt, wird der bestehende Artikel überschrieben.
Bei weiteren Problemen oder Fragen melden Sie sich bitte per E-Mail unter: support@openHandwerk.de.