Du hast in openHandwerk die Möglichkeit Mitarbeitende zu archivieren um diese aus den Zuweisungslisten und Menüs auszublenden, z.B. wenn diese das Unternehmen verlassen haben oder für einen längeren Zeitraum, z.B. bei Langzeitkrankheit, inaktiv sind.

Wurden Mitarbeitende von dir gekündigt und diese sollen keinen Zugriff mehr auf openHandwerk haben, kannst du im verlinkten Beitrag "Zugang gesperrt" bei Mitarbeitenden in openHandwerk nachlesen, wie du den Status unter den Benutzer/Mitarbeiter-Einstellungen einstellen kannst.

Bis zum Austrittsdatum des Mitarbeitenden ist es unter diesem Status weiterhin möglich Zeiteinträge vorzunehmen. So kannst du z.B. Urlaubsansprüche, Überstunden und Freistellung vermerken.

Das Archivieren der Benutzer/Mitarbeiter

Um den Datensatz des Mitarbeitenden zu archivieren, gehst du wie folgt vor:
klicken im Hauptmenü auf "Einstellungen 3-Zahnräder" und "Benutzer/Mitarbeiter".

Du befindest dich jetzt in der Benutzer / Mitarbeiter - Übersicht. Hier siehst du am rechten Rand der Tabelle ein Karteischrank-Symbol (magenta umrandet). Klickst du auf dieses Symbol wird der Mitarbeiterdatensatz archiviert und steht im Programm nur noch auf Info- und Datenebene für bereits angelegte Projekte und Informationen zur Verfügung. Für Einstellungen, die in der Zukunft liegen, ist dieser Benutzer nicht mehr wählbar.

Benutzer_Mitarbeiter_Übersicht

Es wird jetzt der nachfolgende Warnhinweis eingeblendet, welcher dir Informationen zur Wiederherstellung des Mitarbeitenden über den Support von openHandwerk gibt, sowie zusätzliche Erläuterungen zum Vorgang selbst.

Bist du mit der Archivierung einverstanden, klickst du auf den gekennzeichneten Button "Benutzer trotzdem archivieren".

Hinweisfeld_Benutzer_archivieren

Für den Mitarbeitenden sind die hinterlegten Informationen in den Projektmappen weiterhin verfügbar, genauso wie Kalendereinträge, welche in der Vergangenheit liegen. Wurden für den Mitarbeitenden Termine in der Zukunft angelegt, bleiben diese im Kalender vermerkt, verlieren aber die Zuordnung zu diesem Mitarbeitenden und können so neu verplant werden.

In der Zeiterfassung werden archivierte Mitarbeiter, in einer eigenen Spalte angeordnet. So ist der Überblick in den aktiven Mitarbeitern einfacher und der Zugriff auf die Zeitdaten der archivierten Mitarbeiter klappt schneller.

Durch die Archivierung deiner Mitarbeiter, werden die entsprechenden Lizenzen für dich automatisch wieder freigestellt, eine Bitte um Freigabe an openHandwerk entfällt.

Da die Lizenzen direkt für dich freigeschaltet werden, ist für die Reaktivierung des Mitarbeiters der Kontakt zum Support notwendig. Dafür schreibst du einfach eine Mail an:

support@openhandwerk.de

ACHTUNG: Passiv geführte Mitarbeiter können von dir nicht selbstständig archiviert werden. Um Passive Mitarbeiter zu archivieren, wende dich bitte auch an den Support.

Bei weiteren Problemen oder Fragen melden Sie sich bitte mit den Mindestanforderungen per E-Mail unter: support@openHandwerk.de

FAQ & Wissensdatenbank

Unsere Wissensdatenbank ist momentan im Wartungsmodus und wird in Kürze wieder erreichbar sein.

Archivieren von ausgeschiedenen Mitarbeitenden

Wie kann ich Mitarbeitende aus den Zuweisungen und Menüs entfernen, ohne ihre Daten komplett zu löschen?

Ein Mitarbeitender scheidet aus, was gibt es zu beachten?

Das Archivieren der Benutzer/Mitarbeiter